Nell’ambito della gestione condominiale, come anticipato precedentemente, ci si trova a dover gestire una serie di dati. Con l’entrata in vigore della legge sulla Privacy e, più recentemente, con il GDPR, sono sorte diverse questioni riguardanti il trattamento dei dati nel condominio.
Pensiamo, ad esempio, alla richiesta dell’amministratore di ottenere una copia degli atti notarili di compravendita degli immobili che compongono l’edificio amministrato, al fine di verificare il diritto di partecipazione all’assemblea condominiale. O consideriamo la redazione e la comunicazione a tutti i condomini dei prospetti contabili con le relative posizioni attive e passive. Inoltre, riflettiamo sul diritto dei condomini di partecipare all’assemblea anche tramite un delegato esterno al condominio o sulla possibilità di redigere verbali speciali che evidenzino le questioni critiche relative all’operato dell’amministratore uscente.
Questi esempi rappresentano solo alcune delle fasi nel processo di gestione condominiale che devono essere in linea con le leggi sulla privacy e che trovano applicazione nel codice civile. Tuttavia, sorgono interrogativi sulla conformità alla legge sulla privacy in questi contesti.
L’intervento del Garante per la privacy condominio
Nel corso del tempo, le questioni sollevate dalla legge sulla privacy e dalle norme relative al condominio hanno richiesto l’intervento del Garante per la protezione dei dati personali.
Per quanto riguarda il trattamento dei dati personali, il Garante ha affermato, con un parere del 18 maggio 2006, che “la legge sulla privacy non pone ostacoli all’applicazione delle norme del codice civile relative al condominio degli edifici.” Tuttavia, sottolinea la necessità che vengano raccolti e utilizzati solo i dati personali necessari per la gestione amministrativa della proprietà. I condomini sono considerati contitolari di un trattamento comune e, pertanto, hanno il diritto di accedere e ricevere informazioni riguardanti l’amministrazione e il funzionamento del condominio.
Per quanto riguarda la partecipazione di elementi esterni al condominio all’assemblea, il Garante ha chiarito che tecnici e consulenti possono partecipare all’assemblea solo per il tempo necessario all’espletamento delle loro mansioni e solo con il consenso unanime dei partecipanti. L’unanimità è richiesta fin dall’inizio per la partecipazione di “uditori” completamente estranei al condominio. La videoregistrazione è consentita solo con il consenso di tutti i condomini presenti.
Le affermazioni della giurisprudenza
Anche la giurisprudenza ha fornito chiarezza sul trattamento dei dati personali in condominio. Ad esempio, nel caso di verbali redatti dall’assemblea dei condomini riguardanti l’amministratore uscente, la giurisprudenza si è espressa favorevolmente. Ha respinto le richieste di risarcimento per diffamazione avanzate dall’amministratore contestato nei confronti dei verbali dell’assemblea concernenti alcune azioni da lui compiute. La redazione di tali verbali non violerebbe la normativa sulla privacy nel condominio, in quanto prevale il principio di trasparenza nella gestione delle cose comuni dell’edificio.
Il Condominio e la privacy del Garante
La guida “Il condominio e la privacy” tiene conto delle novità introdotte dalla riforma del condominio. Questa guida fornisce risposte a molte delle domande inviate al Garante sulla corretta applicazione delle nuove norme in relazione alla privacy condominio. Contiene regole di comportamento per la corretta applicazione delle norme sul trattamento dei dati sensibili in condominio. In particolare, chiarisce i dubbi riguardanti l’operato dell’amministratore, dell’assemblea, la bacheca condominiale, la gestione trasparente del condominio, la videosorveglianza, il condominio digitale e il diritto di accesso ai propri dati e ad altri diritti.
Di seguito, sono riportate le principali regole fissate nella guida “Il condominio e la privacy,” che rimangono valide anche dopo l’entrata in vigore del GDPR.
L’amministratore e il condominio in materia di privacy
L’amministratore può trattare i dati personali dei condomini solo per scopi legati alla gestione e all’amministrazione, rispettando le regole del buon senso. Questi dati includono informazioni anagrafiche, indirizzi, numeri di telefono e indirizzi email, a condizione che siano già presenti in elenchi pubblici o forniti direttamente dai condomini. Per quanto riguarda i dati sensibili, quali dati sanitari o giudiziari, essi devono essere essenziali per la gestione del condominio. Nel caso in cui i dati riguardino terze persone, queste ultime devono essere informate sulle finalità e sulle modalità del trattamento. L’amministratore è inoltre obbligato a conservare la documentazione relativa ai condomini, a mettere in atto misure di sicurezza per proteggere i dati sensibili e a comunicare ai condomini i propri dati anagrafici e professionali mediante affissione nel condominio.
L’assemblea condominiale e la privacy
Nel caso in cui all’assemblea partecipino terzi, come tecnici o consulenti convocati per fornire consulenza su questioni specifiche, questi soggetti possono rimanere solo per il tempo necessario a trattare l’argomento specifico, previa inclusione della loro presenza nell’ordine del giorno. L’assemblea può anche essere registrata, ma solo con il consenso informato di tutti i partecipanti, e tali registrazioni devono essere conservate.
La bacheca condominiale e la privacy
La guida “Il condominio e la privacy” stabilisce limiti alle affissioni nella bacheca condominiale. Secondo il Garante per la privacy e la protezione
dei dati, non è consentito affiggere comunicazioni relative ai dati personali dei singoli condomini. Allo stesso modo, non possono essere affissi in bacheca i verbali dell’assemblea per i condomini assenti o comunicazioni sulla morosità di uno o più condomini.
La gestione trasparente del condominio
La guida stabilisce il dovere dell’amministratore di comunicare i dati dei condomini morosi ai creditori che ne facciano richiesta. Inoltre, l’amministratore deve aprire un conto corrente intestato al condominio, nel quale vengono depositate le somme ricevute per conto del condominio. Ogni condomino ha il diritto di conoscere le informazioni e i dati che lo riguardano, nonché di visionare e ottenere copia del rendiconto periodico redatto dall’amministratore.
Le principali regole sulla videosorveglianza
In merito all’installazione di videocamere di sorveglianza per il controllo delle aree comuni, la guida “Il condominio e la privacy” stabilisce gli obblighi previsti dalla normativa sulla privacy in condominio. Gli obblighi includono l’installazione di cartelli di segnalazione della presenza delle videocamere, la conservazione limitata nel tempo delle registrazioni (solitamente non superiore a 24-48 ore) e la limitazione delle riprese alle sole aree comuni. La guida richiede misure di sicurezza per proteggere l’accesso ai dati raccolti e impone che l’installazione delle telecamere sia deliberata dall’assemblea a maggioranza rappresentante almeno la metà del valore dell’edificio. Le videocamere di sorveglianza e i videocitofoni che riguardano le aree comuni devono seguire le stesse regole.
Le principali regole del condominio digitale
Su richiesta dell’assemblea, che delibera con la maggioranza rappresentante almeno la metà del valore dell’edificio, l’amministratore è obbligato a creare un sito internet condominiale. Questo sito consente a tutti i condomini di consultare e ottenere copie in formato digitale dei documenti indicati nelle deliberazioni assembleari. La diffusione dei contenuti sul sito deve rispettare i requisiti di necessità e proporzionalità del trattamento, specialmente per quanto riguarda i dati personali dei condomini.
Diritto di accesso ai propri dati e altri diritti
Ogni condomino ha il diritto, previa richiesta all’amministratore, di accedere esclusivamente ai dati che lo riguardano, di richiedere l’aggiornamento, la correzione o l’integrazione dei dati, e di chiedere la trasformazione, il blocco o la cancellazione dei dati trattati in violazione della legge. È sempre richiesto il consenso dell’interessato per comunicare i suoi dati personali a terzi, fatta eccezione per le comunicazioni a scopo personale, come quelle tra vicini di casa.
